Die Ausgangssituation
Die Vertriebsaktivitäten einer Konzerntochter sollen unter einem Dach gebündelt werden. Das betrifft insgesamt einige hundert Mitarbeiter und mehrere zur Konzerntochter gehörende Gesellschaften, die ihre Mitarbeiter in die neue Vertriebs-Einheit abgeben. Die neue, schlankere Organisationsstruktur ist verabschiedet, der Zeitpunkt für den Übergang bestimmt Es ist absehbar, dass mit alten, vertrauten Abläufen gebrochen wird, etlichen Mitarbeitern ‚downgradings’ bevorstehen, Fristverträge auslaufen und gut einem Dutzend Mitarbeitern auch gekündigt wird. Die Projektleitung und die Leitung des neuen Vertriebsbereiches stellen fest, dass ordentliches Projektmanagement auf der Ebene von IT-Umstellung und guter Umzugsorganisation nicht reichen wird, um auf der ‚menschlichen’ Ebene diese große Veränderung zu bewältigen und gleichzeitig das laufende Geschäft in gewohnter Qualität zu steuern.
Wir wurden als Organisationsberater damit beauftragt, eine Kommunikations-Strategie zu erarbeiten, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Führungskräfte in der alten und neuen Organisationsstruktur einen guten Übergang ermöglicht, die Arbeitsfähigkeit während dieser Zeit sicherstellt und anschließend die neuen Einheiten bei der Stabilisierung der neuen Arbeitsabläufe unterstützt.
Das haben wir gemacht
Übergreifend haben wir für den Gesamt-Prozess eine Kommunikations-Architektur erarbeitet, die als Leitfaden während des ganzen Veränderungsprozess diente.
Im Einzelnen haben wir Auftraggeber und das Projektteam bei der Außen- und Innenkommunikation beraten. Führungskräfte, die eine zentrale Rolle in jedem Veränderungsprozess haben, bekamen von Anfang an vielfältige Beratung/Coaching für die Gestaltung ihrer Doppelrolle als ‚Change Agent’ und weiterhin Verantwortliche für den ‚normalen’ Führungsalltag. Bei Großveranstaltungen und in Team-Workshops wurden alle Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einbezogen. Regelmäßige Soundingboards, in denen die Mitarbeiter ihre Prozeßsicht darstellen konnten und ‚Change-JourFixes’ für Geschäftsleitung und Führungskräfte sicherten nach der Umstellung eine effektive Implementation der neuen Arbeitsabläufe.
Das Ergebnis
Die abgestimmte und koordinierte Kommunikation hat sowohl nach außen wie nach innen hat Widerstände und Verunsicherungen, die zwangsläufig bei jeder bedeutsamen Veränderung auftreten, spürbar reduziert. Dies hat auch dafür gesorgt, dass in der Übergangsphase das tägliche Geschäft gut aufrechterhalten wurde. Nur wenige Monate nach erfolgter Neuordnung der Einheiten und Umstellung der Arbeitsabläufe zeigt die neue Vertriebsorganisation eine erhöhte Produktivität, die Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Führungskräften und Kunden ist hoch. Als Nebeneffekt konnten zusätzlich ‚alte’ konfliktäre Führungssituationen aufgelöst werden.
